Le défraiement des adhérents est un sujet
simple à gérer de faon automatisée,
si on complète Galette d'un petit module.
• On peut dans un premier temps
réfléchir au projet :
améliorer le cahier des charges joint.
• dans un temps second :
choisir les solutions techniques :
- plugins ou intégré ?
- docs produits : pdf ou html ?
- Js ou pas ?
je lance un appel à collaboration pour ce projet.
Projet de défraiement par Galette (premier cahier des charges)
1. objectifs
La saisie des notes de frais entraîne des erreurs et des retards dans
les traitements des remboursements de frais.
La base de données de galette enregistre déjà beaucoup de données
permettant d'identifier à coup sûr l'adhérent.
En automatisant certaines taches de saisies complémentaires, on augmente
la sécurité, on a une mémoire des données. Et des communications
automatiques permettent un suivi rapide et des contrôles continus des flux.
2. Modalités : paramétrages initiaux
Une activité entraîne des défraiements de certains membres. Les dépenses
sont validées à l'avance par une instance qui accorde son autorisation.
Certains participants sont donc pris en charge pour leur défraiement.
1. l'administrateur ad hoc (membre du staff ou responsable d'un groupe,
ou trésorier seul) définit :
1. les références du projet en cause. (id_action) date activité (elle
entraîne une date limite de dépôt des demandes de remboursement).
2. références organe décisionnel (décision de XXXX du yyyy/mm/dd)
3. Listes des personnes habilités à engager des frais remboursés
(id_adh) (on va permettre de sélectionner dans la base de galette les
personnes adhérentes concernées.
4. montant limites des dépenses (on peut demander la validation d'un
deuxième membre du staff habilité pour une somme supérieure à une valeur
paramétrable).
5. Lieu , motif , imputation comptable, responsable activité
(responsable de groupe ?)
6. Ces données sont enregistrées dans une nouvelle table ad hoc.
2. Un courriel automatique informe chaque adhérent ou adhérente
concernée. Il reprend les données du point 1 et suivant
3. Un courriel automatique informe le responsable du groupe qui
participe à l'action (listes des personnes concernées + info du 1.)
3. Modalités : Informations données par adhérentes
1 Une page nouvelle personnalisée est disponible pour chaque id_adh
concernée. (accessible par plugins ou dans menu intégré de galette ?)
Elle reprend les informations du 1. (définitions données par admin) et
données postales de id_adh.
2. Adhérent-e indique dans un formulaire (html ?) : montant de chacune
de ses dépenses qui correspond pour chacune à une pièce comptable (reçu,
facture, titre de transport.)
les pièces sont indiquées avec une numérotation récapitulative
automatiquement créée sur la page et cumul sommes. (Javascript ? ).
indique IBAN et BIC de son compte bancaire.
3. Adhérent indique la ventilation (repas, transport, fourniture,
service, etc)
le travail de ventilation comptable est facilité, les données sont
informatisées.
4. Indique son choix si abandon de créance (devient un don déductible
des impôts si association concernée)
5. Création d'un formulaire récapitulatif (Pdf ? ) imprimable,
comprend l'adresse postale de la personne idoine au traitement,
validation, et récapitule les données pour signature par la personne
créditrice.
(fait la liste des pièces attendues, demande un RIB si l'adhérent n'a
pas déjà obtenu de remboursement.)
6. Toutes ces données sont dans une nouvelle table qui utilise id_adh et
id_action)
7. Un courriel automatique informe chaque adhérent ou adhérente
concernée. Il reprend les données du point 1 et celles des dépenses de
l'adhérent-e.
8. Un courriel automatique informe le responsable du groupe qui
participe à l'action (listes des personnes concernées + info du 1.,
cumul des sommes engagées).
4. Mises en paiement par trésorier à réception des pièces comptables.
1. Une page accessible par le trésorier personnalisée est disponible
pour chaque id_adh concernée. (accessible par plugins ou dans menu
intégré de galette ?)
Elle reprend les informations du 1. (définitions données par admin) et
données postales de id_adh.
Vérifications : montant de chacune de ses dépenses qui correspond pour
chacune à une pièce comptable (reçu, facture, titre de transport.)
Inventaires des pièces comptables numérotation récapitulative .
Données bancaires IBAN et BIC du compte bancaire bénéficiaires .
2. Corrections possibles (ventilation )
3. Si cotisation pas à jour ; déduction automatique du montant de la
cotisation ? > calcul du remboursement.
4. enregistrement abandons de créance comme don déductible.
5. Rejet éventuel >>> Courriel avec données fausses et fenêtre saisie +
cases à cocher ?) (erreur de calcul... péremption dépenses, mauvaise
activité, IBAN BIC)
6. Création d'un formulaire récapitulatif (Pdf ? ) imprimable,
comprend l'adresse postale de la personne.
7. Toutes ces données sont dans une nouvelle table qui utilise id_adh et
id_action, id_versement)
8. Un courriel automatique informe chaque adhérent ou adhérente concernée.
Il reprend les données du point 1 et celles des dépenses de
l'adhérent-e, les points 2, 3, 4 , 5,
9. Un courriel automatique informe le responsable du groupe qui
participe à l'action
(listes des personnes concernées + info du 1., cumul des sommes engagées).
10. Le paiement est enregistré avec ses modalités (virement, chèque, caisse)
11. l'exécution depuis relevé bancaire est actée. >>> table idoine
12. Chaque adhérent peut consulter l'état le concernant.
2. Si retard réception des pièces : rappel automatisé de l'adhérent par
courriel (deadline paramétrable)
5. Vos remarques .
Une figure jointe tente de représenter les relations entre les
différentes entités en action dans cette première définition d'un cahier
des charges.
[Galette-discussion] APPEL à Projet : fonct ion nouvelle défraiement sur Galette. (Pj en pdf )